Como fazer um plano de manutenção Hoteleira em 6 Passos

PLANEJAMENTO
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Boa parte dos problemas enfrentados pelos hotéis ocorrem pela ausência de um plano de manutenção hoteleira adequada.

Alguns hotéis podem até possuir algum controle sobre seus processos de manutenção, mas, a maioria não tem um plano de manutenção completo ou um controle das manutenções realizadas.

Como já falamos anteriormente, em nossa opinião, a melhor opção é optar pela manutenção preditiva que visa o constante monitoramento da condição dos equipamentos, sem uma data pré-estabelecida.

Onde o controle ou vistorias são feitos diariamente.

É claro que alguns objetos possuem data previamente estabelecida para a troca, como os extintores de incêndio por exemplo.

Nessas situações podem ocorrer manutenções preventivas (com datas pré-estabelecidas) atendendo à especificações do objeto em questão.

Mas, para que o setor de manutenção trabalhe de forma efetiva e eficiente, deverão ser fixadas as tarefas, os métodos e os recursos necessários para as intervenções de manutenção a executar.

Não há outra opção além de estruturar um Plano de Manutenção Completo para o seu negócio.

E para que ele seja completo e cumpra com sua função você pode seguir os 6 passos descritos a seguir.

Plano de Manutenção Hoteleira – Passo a Passo.

#1 Reúna todos os interessados

Antes de começar a traçar as diretrizes do seu Plano de Manutenção Hoteleira é necessário ouvir a todos os envolvidos no processo.

A participação de todos garante um levantamento mais completo das prioridades e das informações sobre o histórico das manutenções realizadas em seu hotel.

Além disso, também aumenta o envolvimento de todos na execução do Plano.

#2 Faça um checklist e levante as prioridades

Mesmo que a ideia seja trabalhar com manutenção preditiva, talvez isso só seja possível a médio prazo.

Em um primeiro momento será necessário colocar as coisas nos trilhos.

Levante todos os dados que seu estabelecimento tiver disponível sobre as manutenções já realizadas nos últimos 10 anos.

Isso te dará uma noção do que estraga com mais frequência, e quais as medidas tomadas para fazer o reparo.

Analise se os reparos estão ocorrendo em uma média de tempo aceitável.

Se os reparos estiverem sendo recorrentes vocês deverão avaliar as formas de reparos empregadas, forma de uso e de limpeza utilizados.

Faça um checklist junto com a equipe de higienização e de manutenção de tudo o que deverá ser avaliado e determine o grau de prioridade para o reparo.

Em seu checklist você deverá lembrar de vistoriar:

  • Os Móveis;
  • O objetos de decoração;
  • A qualidade dos colchões;
  • A qualidade das roupas de cama e banho
  • Vistoriar toda a iluminação e tomadas;
  • Vistoriar a parte Hidráulica;
  • Vistoriar os acessórios de banheiro;
  • Funcionamento dos chuveiros, torneiras e descargas;
  • Funcionamento dos eletroeletrônicos (lembre-se de conferir o funcionamento dos controles remotos e telefone);
  • Funcionamento da Rede de internet;
  • Os extintores e demais equipamentos de segurança;
  • Os eletrodomésticos da cozinha;
  • O funcionamento do gás;

Alguns itens serão incluídos nessa lista dependendo dos ambientes que seu hotel possui. Por exemplo manutenções em áreas da piscina, sauna e salão de jogos dentre outros.

Depois de ter levantado tudo o que precisa ser vistoriado, o estado em que se encontra e o histórico das últimas manutenções você está pronto para começar a montar o Plano de Manutenção.

#3 Monte o Plano de Manutenção

O Plano de Manutenção deverá conter o conjunto de ações baseado no tempo, descrevendo as atividades de manutenção específicas para períodos definidos.

Esses períodos serão definidos de acordo com a prioridade e com os prazos específicos de manutenção de alguns equipamentos.

Deve-se levar em consideração também o melhor período do ano para serem executados, como por exemplo a baixa temporada.

O Departamento de Manutenção deverá dar resposta às emergências nas situações de manutenção corretiva e também tomar uma posição preventiva visando a redução das falhas dos equipamentos e suas consequências, colocando em pratica o determinado no Plano de Manutenção.

Para a formação de um Plano de Manutenção bem feito e para o acompanhamento da realização das manutenções e do cumprimento dos prazos estabelecidos avalie a possibilidade de que o Plano e o Controle sejam feitos de forma informatizada.

Isso garante uma identificação mais rápida das ações a serem tomadas e acesso rápido a todas as informações sobre manutenção do seu hotel.

Ter uma base de dados contendo informações das ocorrências das falhas (diagnósticos das falhas, causas, descrição do reparo e respectivos tempos) é uma base consistente para a fase de diagnóstico de futuras falhas.

Digitalize os manuais de uso de todos os equipamentos, isso facilita a pesquisa feita pelos profissionais da manutenção e evita que essas informações sejam perdidas com o tempo.

Na montagem do Plano de Manutenção lembre de:

  • Definir padrões de utilização e higienização adequadas segundo os manuais de instruções;
  • Definir rotina de verificação de instalação e funcionamento dos equipamentos e objetos que deverá ser realizada pela equipe de higienização e pela equipe de manutenção;

(áreas específicas como cozinha e recepção podem ser fiscalizadas pelos funcionários que trabalham no local);

  • Criar protocolo de informação/registro de avaria e solicitação de reparo;
  • Criar protocolo de atendimento aos chamados de reparo de forma a causar o menor transtorno possível para os hóspedes;
  • Definir datas específicas para manutenção de equipamentos com prazo de validade/utilização pré-estabelecido;
  • Definir todas as ferramentas necessárias para o bom funcionamento da equipe de manutenção, efetuar a compra e determinar um protocolo de registro de retirada para uso e devolução;
  • Definir uma lista de estoque de materiais elétricos, hidráulicos, acessórios para banheiro, dentre outros (determinando a quantidade mínima de cada item para a realização de nova compra.
  • Definir em seu Plano de Manutenção datas para possíveis reformas de maior proporção (como pintura das paredes). Lembrando-se de reavaliar a necessidade da execução quando a data pré-estabelecida chegar.

#4 Execute o Plano

Após a construção do Plano de Manutenção chegou a hora de agir.

Trabalhe para que as definições do Plano sejam respeitadas e cumpridas.

Isso te dará base para avaliar se o Plano de Manutenção está bom ou precisa ser aperfeiçoado.

#5 Avalie os Resultados

Avalie a efetividade do Plano de Manutenção.

Padronize o que deu certo tornando um procedimento a ser seguido sempre.

E trace novas diretrizes para o que precisa ser melhorado.

Nesse caso você retornará ao tópico #4 executando as novas diretrizes

#6 Padronize as Ações

Quando todas as ações definidas no seu Plano de Negócio alcançarem êxito no processo padronize a forma de realização da manutenção.

Contrate mão de obra qualificada.

Para que seu Plano de Manutenção seja bem realizado contrate ou terceirize mão de obra de técnicos especializados nas diversas áreas de atuação da Manutenção com vasto conhecimento e experiência.

Esperamos que esse artigo seja muito útil para sua empresa.

Um grande abraço da equipe da Idral.